効率良い業務会議のやり方

この手のテクニックは様々な書籍も出てますし今更感がいっぱいですが、それと比して実際にいろんな会社の会議に参加させて頂くと、それらのノウハウを実践されているところはほぼ皆無。

不動産業界は組織運営という面では（も？）圧倒的に遅れているのかもしれません。

というわけで私が実践または考える理想的な会議のポイントを以下の通り。

◇会議の目的を事前にはっきりさせる。
ブレストなのか、決定事項を作る会議なのか、ゴールのない会議は無駄だと認識しましょう。

◇必要最小限の少人数で行う。（４〜５人程度）
無駄に参加者の多い会議は進行の妨げになります。中には報告または指示だけで良い人がいるはずです。

◇短時間で行う。（目安は３０分程度）
どんなに重要な案件が複数あっても時間を強制的に短く設定してしまいます。

◇事前に議題書を作成し十分な時間を与えておく。
各自意見をまとめてきてもらい、会議中は意見を活発に出し合うことが必須。意見の出ない人は次回から呼ばない。

◇書記以外は議事を取らない。
全員が同様のメモを取るのは無駄です。後で書記が議事録を関係各位にメールすれば良いのです。

◇決定事項と期限を必ず作り上げる。
決定事項と期限の無い会議は会議ではありません。

◇議事録は会議終了後すぐ配布（メール）
後回しにすると議事録の質が急激に落ちます。書記は会議後すぐに他の予定を作らないこと。

---

---

というわけで、そもそも会議って会社としては大きくコストのかかる作業です。参加者の通常業務を止めてしまうわけですから。その認識を参加者に強く持たせることが重要です。
また、だからこそ、実際に実施されるべき決定事項の無い会議は立ち話よりたちが悪いのです。

なんだったか女性の下着を作ってる会社はどんなに重要な案件でも３分／件で物事を決めていくという話を聞いたことがあります。当事者の事前準備は大変でしょうが多人数が一斉に集まる場所でイチから始めるよりも遙かに良いわけですね。

最後にオマケで、、、会議は立ってやるというのもあります。必然的に短時間になり頭の回転にも良いみたいです。

ぜひ明日から実践してみましょう。

追記：上記には会議の冒頭にやるべき最も重要な要素がひとつ抜けています。
ご興味のある方は遠慮なくお問い合わせください！