不動産業者のためのITハック術

営業経験豊富な経営者／管理職が多いこの業界。
それは当然のことでも、状況が大きく変わろうとしている中、
日々の業務にWEB活用をはじめとするIT技術を取り入れていくことは必須。
実務に即使える、これからの不動産業のための新しい仕事術、、、
経営者／管理職、そして管理職を目指す前向きな営業マンにご提供します。

不動産業者のためのgoogleハック術（３）

2010/05/10

この記事は全国賃貸新聞社への過去の連載に加筆したものです。

第三回:人材や組織を育てるGmail

前回、顧客との窓口として優れたメーラーであるGmailの特徴を三つご紹介しました。今回はその続きで主に組織内での活用方法についてご紹介します。

不動産営業の世界も営業マンの技量に任せっきりのコミッション型営業スタイルから、組織としてきちんと人材を育て、お店全体で営業していくチーム営業の手法に変わりつつあります。顧客情報はもちろんのこと、具体的なアプローチ履歴や組織内の報告・連絡・相談、また会社の方針まで部門／全社的に情報共有することが重要になっています。その中で、従来のように社内で文書を回覧したり、ホワイトボードに貼り出したりといったやり方では情報量の面、履歴の管理、浸透度など様々な面で不十分だと言えます。

例えば上司からの指令は手間なく一斉にスタッフ全員へ伝わることが重要ですが、そのために会議を開いたり、呼び集めたりするのも組織全体としては大きな手間になります。さらには休暇中のスタッフへ別途手間がかかります。各スタッフからの報告も同様ですね。また、過去のやりとりをすぐ引き出せるようにしないと組織として浸透しません。情報を浸透させるにはいつでも引き出せるということが重要なのです。

こういった組織内のやりとりもGmailをベースにすると極めてスムーズに組織が機能します。

大事なことは以下の６点です。

①過去のやりとりを手間なく素早く引き出せること。

② いろいろな切り口で情報を蓄えておけること。

③他人数に一斉に伝えることができること。

④図面や写真といったリッチデータを取り扱えること。

⑤データの保存性（容量・品質）が高いこと。

⑥ 外出先でも使えること。

ここでGmailの特徴を挙げると、まず①に関しては他のツールを圧倒する検索能力があります。メール本文からのキーワード全文検索をはじめ、期間の指定、送信／受信先指定、未読／既読指定、添付ファイルの有無など、例えば何万件単位のメールがあっても瞬時に引き出してくることができます。

②については前回お伝えしたとおりラベルとフィルター機能を組み合わせることで情報をいろいろな切り口でまとめることができます。

③については後日お話しするGoogleAppsによって各部門や全社配信用などメールアドレスをいくつも作って使い分けることができます。

④、⑤についてはGmailは容量が基本的に現在のところ７GB以上を無料で使えます。ファイルが大きすぎてメールでは送れないといった問題はほぼ無くなります。

Gmailはクラウド型のサービスなので基本的にメールデータは全てGoogleのサーバーに保存されます。バックアップについてはローカルPCに保存したりすることもできますが、例えばyahooなど他社の同様のサービスに自動転送しておくのが便利です。

最後の⑥ですが、社内のやりとりをGmailをベースにすると携帯などモバイルツールからもアクセスすることができます。

特にお勧めはソフトバンク／アップルのiPhoneですが、これについてはまた機会がありましたら改めて。

このように中小規模の組織内においてはGmailを社内情報管理の中心に据えることで、効率的な組織運営及び人材育成を行うことができるようになります。

次回はもうひとつの重要な企業向けツールであるGoogleカレンダーをご紹介します。

不動産業者のためのITハック術

不動産業者のためのgoogleハック術（３）

第三回:人材や組織を育てるGmail

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